Industrias
Consultoras, firmas de abogados, agencias y oficinas de arquitectura e ingeniería.
El sector
En las firmas de servicios el activo principal es el conocimiento de su gente. Sus retos tributarios y laborales son particulares: escoger entre el Régimen Simple y el ordinario, manejar retenciones sobre honorarios, contratar bien a los independientes y controlar la rentabilidad de cada cliente. Les ayudamos a ordenar todo eso para que se dediquen a su trabajo.
Consultoras, firmas de abogados, agencias y oficinas de arquitectura e ingeniería venden horas y conocimiento. Sus márgenes dependen de controlar el tiempo de su gente y de escoger bien su régimen tributario. Y como trabajan con muchos independientes, el riesgo laboral es mayor: un contrato de prestación de servicios mal planteado puede terminar siendo una relación laboral.
Normativa clave
Lo que toda empresa del sector debe tener claro, explicado en lenguaje sencillo.
Los profesionales independientes y las firmas de servicios pueden optar por el Régimen Simple, con tarifas entre 5,9 % y 14,5 % sobre los ingresos (art. 908 del Estatuto Tributario). Conviene cuando el margen es alto; hay que hacer la cuenta.
Los pagos por honorarios y servicios están sujetos a retención en la fuente (art. 392 del Estatuto Tributario), con tarifas que dependen del tipo de servicio y del beneficiario.
Los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios cotizan sobre el 40 % del valor mensual de sus ingresos (art. 244 de la Ley 1955 de 2019), y la UGPP fiscaliza que lo hagan.
Si un contratista cumple horario, recibe órdenes y trabaja de forma permanente, puede declararse una relación laboral, con salarios, prestaciones y aportes a cargo de la firma (art. 23 y 24 del Código Sustantivo del Trabajo).
La mayoría de los servicios profesionales están gravados con IVA del 19 % y con el ICA del municipio donde se prestan, con tarifas que varían según la actividad.
Calendario
Las fechas exactas dependen del NIT y del municipio; nosotros llevamos el calendario por usted.
| Obligación | ¿Cada cuánto? | Ante quién |
|---|---|---|
| Facturación electrónica | Por cada servicio | DIAN |
| Declaración de IVA | Bimestral o cuatrimestral (anual en el Régimen Simple) | DIAN |
| Retención en la fuente | Mensual | DIAN |
| Anticipos del Régimen Simple | Bimestral, si está inscrita | DIAN |
| Nómina electrónica y aportes (PILA) | Mensual | DIAN · operadores PILA |
| Declaración de renta | Anual | DIAN |
Errores frecuentes
Error: Inscribirse en el Régimen Simple sin comparar con el ordinario.
Cómo lo prevenimos: Hacemos la comparación con sus cifras reales antes de cada fecha de inscripción.
Error: Contratar por prestación de servicios a personas que trabajan como empleados.
Cómo lo prevenimos: Revisamos los contratos y las condiciones reales de trabajo del equipo.
Error: No verificar la seguridad social de los contratistas antes de pagarles.
Cómo lo prevenimos: Definimos un control mensual de planillas antes de cada pago.
Error: Desconocer la rentabilidad de cada cliente.
Cómo lo prevenimos: Organizamos la contabilidad por cliente o proyecto con el tiempo invertido.
Error: Mezclar los gastos personales de los socios con los de la firma.
Cómo lo prevenimos: Separamos los gastos y documentamos retiros, préstamos y dividendos.
Cómo trabajamos
Revisamos cómo factura la firma, cómo contrata a su equipo y qué régimen tributario le conviene. Llevamos la contabilidad con información por cliente o por proyecto, y acompañamos a los socios en las decisiones de precios, contratación y reparto de utilidades.
Régimen tributario, contratos del equipo, facturación y estructura societaria.
Comparamos Simple y ordinario, y revisamos la forma de vincular a cada persona.
Información de ingresos, costos y tiempo por cliente o proyecto.
Impuestos, nómina, retenciones y verificación de contratistas.
Cómo le ayudamos
Brindamos asesoría tributaria especializada para optimizar la carga fiscal dentro del marco legal, garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y reducir riesgos frente a las autoridades fiscales.
Ver servicioPonemos a su disposición un equipo especializado que se encarga de la contabilidad, conciliaciones, reportes financieros y obligaciones tributarias, garantizando control y tranquilidad empresarial.
Ver servicioLiquidamos su nómina, transmitimos la nómina electrónica y la seguridad social, y le ayudamos a cumplir los cambios de la reforma laboral sin errores ni sanciones.
Ver servicioPrestamos servicios de contabilidad que garantizan información financiera oportuna, confiable y alineada con la normativa vigente, proporcionando una base sólida para la toma de decisiones empresariales.
Ver servicioBrindamos asesoría legal integral para empresas, orientada a la prevención de riesgos, el cumplimiento normativo y la protección de los intereses corporativos en sus operaciones y relaciones comerciales.
Ver servicioCaso ilustrativo
Caso basado en situaciones frecuentes del sector; los datos de clientes son confidenciales.
Una agencia de diseño con quince colaboradores, todos vinculados por prestación de servicios con horario fijo, estaba inscrita en el Régimen Simple sin haber comparado su costo con el ordinario.
Comparamos los dos regímenes con sus cifras reales y revisamos con un abogado laboral las condiciones de cada colaborador para formalizar a quienes trabajaban como empleados.
La agencia escogió el régimen más conveniente para su margen y redujo el riesgo de reclamaciones laborales y de requerimientos de la UGPP.
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Depende del margen. Las tarifas para profesiones van del 5,9 % al 14,5 % de los ingresos, así que suele convenir a firmas con márgenes altos. Puede hacer la cuenta en nuestra calculadora del Régimen Simple.
Cuando en la práctica cumple horario, recibe órdenes y trabaja de forma permanente para la firma. En ese caso puede declararse una relación laboral con todas sus obligaciones.
Sobre el 40 % del valor mensual de sus ingresos por prestación de servicios. Conviene verificar sus planillas antes de pagarle.
Sí. Organizamos la información para que los socios conozcan los ingresos, costos y margen de cada cliente o proyecto.
Sí. Atendemos tanto a firmas como a profesionales independientes en su contabilidad, impuestos y planeación.
Primera reunión sin costo
Agende una reunión sin costo con uno de nuestros socios. Le escuchamos, analizamos su caso y le proponemos un plan claro.
